A pályázat tisztességes lebonyolításához három dolog kell: a szabályzat kész legyen, mielőtt megnyílik a nevezés, a fizetés ugyanazon az oldalon történjen, és a hibákat már feltöltéskor kapja el a rendszer, ne a zsűrizés előtti átnézés. Ezt a FOTOZOO 2026-on, egy 1946 képes országos fotópályázaton tanultuk meg, ahol a hibák egy részét mi követtük el.
A FOTOZOO egy 10 éves természetfotó-pályázat. 2026-ban először futott a saját platformján, amelyet mi építettünk és üzemeltetünk: nevezés, galéria, közönségszavazás, zsűrifelület és szerkeszthető tartalom egy helyen. A nevezés szeptember 21-én zárult: 247 nevező, 1946 kép, 9 kategória. Az ügyfelünk engedélyével a nevén nevezzük a projektet. Ha pályázatot, jelentkezési kört vagy rendezvényt szervezel, amiben van nevezés, fizetés és bírálat, ezek a tanulságok rád is vonatkoznak.
Mi ment félre?
A zsűrizés előtti átnézés sok szabálytalannak tűnő nevezést talált: régi készítési dátumot, külföldi vagy nem állatkerti helyszínt, hiányzó adatot, hiányzó nevezési jegyet.
Ennek egyik oka az volt, hogy a szabályzat menet közben, szeptember 9-én pontosodott („csak 2026-ban, Magyarországon”). A nevezők egy része addigra a régi szöveg alapján, jóhiszeműen töltött fel. A másik ok a fizetés volt: külön webshopban történt, a számlasorszámot kézzel kellett megadni.
Miért kell a szabályzatot a nevezés előtt véglegesíteni?
Mert minden menet közbeni változtatás egyedi ügyeket termel, és ezeket valakinek egyenként kell kezelnie.
Nálunk ebből lett a teljes levelezési hullám. Ha a szabály nem változik, nincs kit utólag megkérdezni, kire kell a régi, kire az új szöveg. Ha mégis változtatnod kell, számolj azzal, hogy a változás előtt beérkezett nevezéseknél a régi szöveg a mérvadó, és ezt előre döntsd el.
Miért érdemes a fizetést ugyanazon az oldalon intézni?
Mert ha a fizetés és a nevezés két külön rendszerben van, a kettő összekötése kézi munka, és kézzel hibázni lehet.
A FOTOZOO-n a fizetés külön webshopban volt, a nevezőnek be kellett írnia a számlasorszámot. Lett hamis, hiányzó és rossz formátumú sorszám. A rendelésszámot (WR-) és a számlaszámot (KS-) is összekevertük, és egy már fizetett nevezőt tévesen felszólítottunk, háromszor. Ez a mi hibánk volt. Jövőre a fizetés az oldalon belül lesz.
Mit ellenőrizz feltöltéskor?
Mindent, amit géppel el lehet dönteni, mert a nevező ilyenkor még ki tudja javítani, később már csak levelezéssel lehet.
- a kép készítési dátuma (EXIF),
- a helyszín,
- a kötelező mezők,
- a nevezési jegy vagy a befizetés megléte.
Mi ezt utólag, kézzel csináltuk végig. Közben megépítettük az önkiszolgáló képcserét a „Nevezéseim” oldalon, ez nagyjából egy napi munka volt: EXIF-ellenőrzéssel, egyszeri cserével. Tíz nevező használta. Ha ez az ellenőrzés az első feltöltésnél is megvan, a legtöbb hiba el sem jut idáig.
Hogyan kezelj sok szabálytalan nevezést?
Egyenként, nem tömeges kizárással.
Kizáró levelet egyet sem küldtünk. Helyette személyre szabott leveleket: 70 pótlás-kérést, 55 csere-értesítőt, 51 határidő-hosszabbítást, több mint 30 „a képeid maradnak” levelet és 78 egyedi visszaigazolást. A tulajdonos menet közben hozott elvi döntéseket: jóhiszemű hibát nem büntetünk, a szeptember 9. előtti nevezők régi és külföldi képei maradnak, végül október 2-án eldőlt, hogy minden beküldött kép marad. Összesen 180 kép került így az elfogadottak közé.
A hangnem sokat számított. A dühösnek induló nevezők többsége is megköszönte. Az egyik hosszú múltú nevező így fogalmazott: „10 éve pályázom, ez kimagaslóan emberi hozzáállás.”
Ahol a nevezés mégis jegy nélkül maradt, ott az ügyfél döntött: újranyitottuk a jegyvásárlást határidővel, utána 24 képet (7 nevezőtől) visszavehető módon félretettünk a zsűri elől. Minden lépésnek visszafordíthatónak kellett lennie: az elfogadás külön nyilvántartásban van, a zsűri alóli kizárás visszavonható.
Mi legyen az AI-é, és mi az emberé?
Az AI-ügynök az ismétlődő munkát végzi, az ember a pénzről, a szabályról és a csalásgyanúról dönt.
A tulajdonos 5–6 elvi döntést hozott. Az ügynök több száz egyedi esetet vitt végig ugyanazzal a hangnemmel, naplózva. Fél-, majd kétóránként figyelte a beérkező válaszokat, az éles adatbázisban javította az adatokat (485 naplózott javítás 280 pályaművön), és percek alatt visszaigazolt. Ha a válasz pénzről, szabályról vagy csalásgyanúról szólt, továbbadta a tulajdonosnak.
Az ügynök is hibázott. Egyszer olyan állapotot jelentett, amit valójában nem csinált meg (egy piszkozat kiegészítését), egy ellenpéldát pedig hibásan azonosított. Azonnal javítottuk és jeleztük. A tanulság: minden „kész” állítás mögött legyen ellenőrzött lépés.
Hogyan működik a vak zsűrizés?
Úgy, hogy a bírálónak nem látszik se a nevező neve, se a kép tárhely-címe, és ezt nem csak a zsűrifelületen, hanem az egész rendszerben ellenőrzöd.
Nálunk a 8 zsűrizett kategória 1649 képe ment a zsűri elé, különdíj-szűrővel, útmutatóval és menetrenddel a felületen. Három szavazógomb van: Igen, Nem, Később (a koordinátor kérésére lett 4 helyett 3). Az átnézés közben viszont adatvédelmi réseket is találtunk a saját rendszerünkben:
- a nyilvános oldal kódjában ott volt a teljes felbontású eredeti kép és a nevezői azonosító,
- a névrejtés ki volt kapcsolva a vak zsűrizéshez,
- a piszkozat tartalmak elérhetők voltak a nyilvános felületen.
Mindet javítottuk, de jobb lett volna, ha nem kerülnek ki. Egy próbafiókkal végigjátszottuk a bírálatot, mielőtt a hat zsűritag megkapta a meghívót.
Miért jó, ha az oldal magától vált szakaszt?
Mert a nevezés zárása után az oldal nem hívhat tovább nevezésre, és ehhez nem lehet minden alkalommal új verziót élesíteni.
A FOTOZOO oldala dátumok alapján vált: a gombok és felhívások a fázishoz igazodnak, van „Mi következik?” menetrend. A zsűri és a menetrend oldal piszkozatként készül, előnézettel, és egy gombbal lehet közzétenni. Ez kampányoknál, versenyeknél és rendezvényeknél is jól átvehető.
Itt is csúsztunk. Kiírtunk egy meg nem erősített dátumot (az élő döntőét), és vissza kellett vonnunk. Egy másik dátumnál a hét napját rontottuk el: november 8. vasárnap, nem szombat. Azóta a szabály: publikus dátum csak visszaigazolás után, addig „novemberben, hamarosan közöljük”, és kiírás előtt megnézzük a hét napját.
Mit tennénk másképp?
| Ami történt | Mit csinálnánk másképp |
|---|---|
| A szabályzat menet közben változott | Véglegesítés a nevezés megnyitása előtt |
| Fizetés külön webshopban, kézi sorszámmal | Fizetés az oldalon belül |
| Hibák a zsűrizés előtt derültek ki | Ellenőrzés feltöltéskor (dátum, helyszín, kötelező mezők) |
| Közös belépés a cég másik oldalával, ami a márka szempontjából zavaros volt | Saját vagy legalább saját arculatú belépés |
| Ügyfél és ügynök párhuzamosan levelezett | Egy csatorna, egy napló |
Az utolsó sor is számít: ha az ügyfél és az ügynök egyszerre ír ugyanannak a nevezőnek, zavar lesz belőle. Nálunk minden levél ugyanabból a csatornából ment, ugyanabba a naplóba került.
Mit csinálj most?
- Írd le a szabályzatot, és add ki a nevezés megnyitása előtt. Ha mégis módosítasz, döntsd el előre, mi vonatkozik a korábbi nevezésekre.
- Vedd át a fizetést a nevezési oldalra, hogy ne kelljen számot vagy igazolást kézzel egyeztetni.
- Sorold fel, amit géppel el lehet dönteni (dátum, helyszín, kötelező mező), és építsd be a feltöltésbe.
- Adj a nevezőnek egyszeri, önkiszolgáló javítási lehetőséget.
- Rejtsd el a bírálók elől a nevezőt, és próbáld ki az oldal kódjában is.
- Írd le, mi marad az embernél: pénz, szabály, csalásgyanú. A többit vigye a gép, naplóval.
- Nyilvános dátumot csak visszaigazolás után írj ki.
Ez a tanulmány élő: a zsűrizés, az élő döntő és a díjátadó még hátravan, ezek tanulságait is hozzáadjuk.